Europa lleva años aprobando normas para digitalizar el mercado único. El problema es que, para muchas empresas, esa digitalización ha venido acompañada de nuevos portales, formularios, obligaciones de información y procedimientos diferentes según el país o la materia.
La Unión Europea quiere avanzar ahora en otra dirección: que una empresa pueda relacionarse digitalmente con las administraciones, acreditar quién es, presentar documentación y cumplir determinados trámites utilizando infraestructuras comunes e interoperables.
En ese contexto aparece la idea de una “ventanilla única digital” europea para empresas.
Conviene empezar con una precisión: esa nueva ventanilla única no está actualmente aprobada como una plataforma europea que vaya a concentrar todas las obligaciones legales de las empresas. El Parlamento Europeo ha pedido a la Comisión que estudie su viabilidad y que valore ampliar las herramientas que ya existen.
Al mismo tiempo, Europa está desarrollando otra pieza mucho más concreta: la Cartera Europea para Empresas, conocida como European Business Wallet, cuya propuesta de Reglamento sí está actualmente en tramitación legislativa.
Ambas iniciativas forman parte de una transformación más amplia de la relación digital entre empresas y administraciones.
De dónde sale la idea de una ventanilla única digital europea
El 11 de septiembre de 2025, el Parlamento Europeo aprobó una resolución sobre la aplicación y racionalización de las normas del mercado interior.
El documento parte de un problema conocido: las empresas que operan en Europa tienen que desenvolverse entre regulaciones, administraciones y sistemas digitales que no siempre están conectados entre sí.
En esa resolución, el Parlamento reconoce expresamente el potencial de la digitalización y de la inteligencia artificial para reducir cargas administrativas y racionalizar o automatizar procedimientos, incluidos los relacionados con notificaciones, autorizaciones, permisos y cumplimiento normativo.
Y da un paso más.
El Parlamento considera que las herramientas y portales electrónicos deberían convertirse en la forma habitual de gestionar los requisitos administrativos y de información y plantea su posible integración en una “ventanilla única” digital.
Por eso pide a la Comisión Europea que estudie la viabilidad de ampliar la actual Pasarela Digital Única para proporcionar un acceso más sencillo a información, procedimientos administrativos y servicios de asistencia, especialmente para las pymes.
Por tanto, estamos ante una dirección política clara, pero no ante una ventanilla única completamente desarrollada y operativa.
Europa ya tiene una Pasarela Digital Única
La idea tampoco parte de cero.
Desde el Reglamento sobre la Pasarela Digital Única de 2018, la Unión Europea trabaja en un sistema que facilite a ciudadanos y empresas el acceso a información, procedimientos y servicios administrativos de otros Estados miembros.
El acceso se realiza principalmente a través del portal Your Europe.
La Pasarela Digital Única permite encontrar información sobre cómo se aplican determinadas normas europeas en cada Estado miembro, acceder a determinados procedimientos administrativos y localizar servicios de asistencia.
A esta infraestructura se suma el denominado Once-Only Technical System, el sistema técnico basado en el principio de “solo una vez”.
La idea es sencilla: evitar que ciudadanos y empresas tengan que presentar repetidamente información o documentos que ya obran en poder de una Administración.
Su infraestructura básica comenzó a funcionar en diciembre de 2023.
La futura ventanilla única europea que plantea el Parlamento podría construirse precisamente ampliando y conectando estas herramientas.
La pieza clave: la Cartera Europea para Empresas
Mientras la ventanilla única sigue siendo una propuesta de evolución del sistema europeo, la European Business Wallet está mucho más avanzada desde el punto de vista jurídico.
La Comisión Europea presentó el 19 de noviembre de 2025 la propuesta de Reglamento para crear las Carteras Europeas para Empresas, expediente legislativo 2025/0358(COD).
El procedimiento continúa abierto.
Su objetivo es crear una solución digital armonizada que permita a empresas y otros operadores económicos identificarse, autenticarse e intercambiar información y documentos de forma segura y con efectos jurídicos en toda la Unión Europea.
En la práctica, la cartera podría permitir a una empresa:
- acreditar digitalmente su identidad;
- comprobar la identidad de otra organización;
- almacenar y compartir documentos verificados, como certificados, licencias o permisos;
- firmar, sellar y fechar electrónicamente documentos;
- autorizar a determinadas personas para actuar en representación de la organización;
- presentar documentación ante administraciones;
- enviar y recibir comunicaciones utilizando canales digitales seguros.
El Consejo de la Unión Europea adoptó su posición negociadora sobre esta propuesta el 9 de junio de 2026.
Por su parte, la comisión competente del Parlamento Europeo votó el expediente y decidió abrir negociaciones interinstitucionales el 10 de septiembre de 2026. A fecha de publicación de este artículo, por tanto, el Reglamento sigue dentro del procedimiento legislativo ordinario y todavía no puede presentarse como legislación definitivamente aprobada.
¿Sería obligatoria para las empresas?
Este punto también requiere cautela.
La propuesta de la Comisión está planteada para que la utilización de la Cartera Europea para Empresas por parte de los operadores económicos sea, con carácter general, voluntaria.
La importancia práctica del sistema estará en que las administraciones públicas puedan reconocer este mecanismo para determinadas interacciones digitales.
El Consejo ha insistido además en que las futuras carteras deben ser interoperables y complementar, y no necesariamente sustituir, los sistemas nacionales que ya existen. También ha precisado que la equivalencia digital de determinadas actuaciones no elimina los requisitos administrativos o procedimentales previstos por cada legislación nacional.
Esto es importante porque evita interpretar la iniciativa como la desaparición inmediata de los sistemas administrativos de cada Estado miembro.
¿Dónde entra la inteligencia artificial?
La inteligencia artificial aparece en esta estrategia europea, pero conviene no atribuirle funciones que todavía no están definidas.
En su resolución de septiembre de 2025, el Parlamento Europeo reconoce que la IA puede utilizarse para racionalizar y automatizar procedimientos administrativos, facilitar el acceso al mercado y ayudar a determinar qué legislación resulta aplicable.
Esto abre posibilidades interesantes.
Una futura infraestructura digital europea podría incorporar sistemas capaces de orientar a una empresa sobre qué obligaciones le afectan, ayudarla a identificar procedimientos, reutilizar información ya disponible o automatizar determinadas comunicaciones con las administraciones.
Pero actualmente no existe una norma aprobada que establezca que la futura ventanilla única vaya a funcionar mediante un gran asistente europeo de inteligencia artificial.
Tampoco puede afirmarse que vaya a convertirse automáticamente en el portal único para cumplir el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial.
Son posibilidades coherentes con la evolución que está impulsando la UE, pero no obligaciones jurídicas aprobadas.
Un ecosistema digital europeo cada vez más conectado
La estrategia de la Comisión es más amplia que una única cartera o un único portal.
En su Estrategia para el Mercado Único, la Comisión explica que distintas infraestructuras deben funcionar conjuntamente:
- la Pasarela Digital Única;
- el sistema técnico basado en el principio de “solo una vez”;
- el Pasaporte Digital de Producto;
- la facturación electrónica;
- la Cartera Europea para Empresas;
- el sistema de interconexión de registros empresariales, conocido como BRIS;
- y el identificador único europeo para empresas.
El objetivo es que estas piezas formen progresivamente un ecosistema digital conectado para facilitar la actividad empresarial dentro del mercado único.
Esto permite entender mejor hacia dónde se dirige Europa.
No se trata únicamente de sustituir documentos en papel por documentos PDF. La intención es conseguir que los datos empresariales puedan verificarse, reutilizarse e intercambiarse mediante sistemas interoperables y con reconocimiento jurídico.
Qué puede significar para una pyme española
Para una pequeña o mediana empresa, el cambio puede ser importante si finalmente se consigue la interoperabilidad prevista.
Pensemos, por ejemplo, en una empresa española que quiere prestar servicios en otro Estado miembro.
Actualmente puede tener que identificar qué administración es competente, localizar el procedimiento correspondiente, acreditar la identidad de la sociedad, aportar poderes de representación, presentar certificados o licencias y adaptarse al sistema electrónico del país correspondiente.
El modelo europeo persigue que una parte de ese proceso pueda realizarse utilizando una identidad empresarial digital reconocida y documentación verificable que pueda reutilizarse.
La Comisión espera que estas infraestructuras reduzcan de forma significativa los costes administrativos. Ha publicado estimaciones económicas muy elevadas sobre el posible ahorro derivado de las European Business Wallets, aunque esas cifras dependen de hipótesis sobre su nivel de adopción y no deben interpretarse como un ahorro garantizado.
También plantea cuestiones de seguridad, privacidad y gobernanza
Centralizar o facilitar el intercambio de información empresarial requiere establecer garantías.
El propio Comité Económico y Social Europeo ha pedido que el sistema defina con claridad las responsabilidades, la seguridad, los mecanismos de representación y la relación entre las carteras de identidad digital destinadas a personas físicas y las nuevas carteras empresariales.
También ha destacado la necesidad de que el sistema responda realmente a las necesidades de las empresas, incluidas pymes y microempresas.
La autenticación, la gestión de poderes, la protección de datos, la ciberseguridad y la trazabilidad de las actuaciones serán cuestiones centrales si estas infraestructuras terminan utilizándose a gran escala.
¿Vamos hacia una única puerta digital para cumplir con Europa?
Esa es la dirección que empieza a dibujarse, aunque todavía queda recorrido legislativo y técnico.
Europa ya dispone de una Pasarela Digital Única. Está implantando las carteras europeas de identidad digital para las personas. Está tramitando la Cartera Europea para Empresas. Trabaja con el principio de aportar los datos una sola vez y quiere incrementar la interoperabilidad entre administraciones.
El Parlamento Europeo ha pedido ahora estudiar cómo integrar y ampliar estas herramientas hasta avanzar hacia una auténtica ventanilla única digital.
Para las empresas puede significar algo especialmente relevante: que cumplir con la regulación europea deje de depender de conocer múltiples portales y procedimientos aislados y pase progresivamente a apoyarse en infraestructuras comunes capaces de identificar a la empresa, reutilizar datos, acreditar documentos y facilitar determinados trámites.
La inteligencia artificial puede formar parte de esa evolución y ayudar a automatizar y simplificar procedimientos. Su utilización deberá realizarse, como cualquier otro sistema de IA empleado por una Administración o una empresa, dentro de las normas europeas aplicables.
Lo importante por ahora es distinguir entre lo que Europa ya tiene, lo que está legislando y lo que todavía está estudiando.
La ventanilla única digital europea pertenece todavía a este último grupo.
La Cartera Europea para Empresas, en cambio, ya se encuentra sobre la mesa del legislador europeo y puede convertirse en una de las infraestructuras que hagan posible ese nuevo modelo de relación digital entre empresas y administraciones.
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